L’autonomie du télétravail. Une révolution mondiale a eu lieu en mars 2020. La pandémie a contraint de nombreux dirigeants frileux sur le sujet du télétravail à reconsidérer leur >position sur le travail à distance.Les chiffres sont impressionnants. En quelques jours, nous sommes passés de 17 % de salariés français qui travaillaient « parfois » en télétravail (29% dans le privé) à 44% (60 % de cadres) qui se sont mis à travailler 100 % de leur temps de travail chez eux.
Lé révolution du télétravail
Même si ce chiffre de 44 % est redescendu à 22 % au début de l’été 2020, il n’en reste que 79 % des collaborateurs seraient prêt à envisager de recourir davantage au télétravail. En d’autres mots, pour beaucoup de salariés, le télétravail fait désormais partie de l’expérience normale de travail. Alors, maintenant que nous sommes sorti du confinement, est-ce que le télétravail est terminé Est-ce le retour au mode « tout le monde au bureau »… ou pas ?En fait, oui mais surtout non car la situation n’est pas claire.
D’un côté, c’est effectivement le retour au bureau pour beaucoup d’entreprises qui continuent de refuser de considérer le télétravail en dehors d’une pandémie mondiale. Je ne vous citerai pas de noms mais ce n’est pas compliquer de les trouver. D’un autre coté, des entreprises (notamment américaines et du secteur technologique) n’envisagent pas de retour au travail et sont en train de réduire leurs espaces de travail.
Et ce mouvement semble l’emporter, car 85 % des dirigeants considèrent que le télétravail est une vraie tendance de fond qui va s’intensifier à l’avenir. Ce qui est conforté par les 73 % de Français qui aimeraient télétravailler jusqu’à deux jours par semaine. Ce qui semble prouver que l’avenir du travail se dirige vers une approche hybride entre l’entreprise et le domicile et que cet équilibre n’a pas encore été trouvé.
Ce (premier…) confinement a montré que beaucoup d’entreprises n’étaient pas préparées à l’éventualité que leurs salariés travaillent à domicile. Elles n’étaient pas prêtes matériellement, organisationnellement et managérialement. Dans ce cas pas d’autonomie dans le travail donc pas de télétravail.
Du point de vue organisationnel, le manque de préparation, d’accompagnement au travail à distance et de formation aux outils de collaboration à distance a dégoûté certains collaborateurs qui ont soit été livrés à eux-mêmes, soit au contraire micromanagé par des managers en perte de repères. À tel point que durant le confinement 76 % des salariés regrettaient leur bureau et déclaraient travailler d’avantage durant le confinement. Ce qui expliquerait ces 44 % de salariés qui seraient sortis du confinement en détresse psychologique.
Et nous arrivons au point de vue managérial où certains managers ne sachant que diriger des gens assis dans le même bureau qu’eux ont retrouvé des réflexes managériaux dignes de la révolution industrielle. Et même les startups n’échappent pas au retour de la hiérarchie.
En résumé, on sait que le télétravail fera partie du futur de beaucoup de travailleurs, mais on comprend que la transition du » 100 % bureau » au » x % télétravail » ne se fera pas à la même vitesse pour tout le monde. La raison est toute simple : il y a plusieurs niveaux de télétravail selon lesquels sont demandés aux collaborateurs différentes capacités d’autonomie et d’indépendance.
Pour que cette transition se déroule dans les meilleures conditions il faut donc déjà comprendre qu’il y a une progression dans le télétravail. Comme dans un art martial. Cette progression peut être illustrée par des grades pour représenter les 6 niveaux du télétravail. Chaque niveau demandant un accompagnement, des outils et un état d’esprit spécifique de la part des dirigeants, des managers et des collaborateurs.
Explications
L’autonomie du télétravail avec les 6 niveaux du télétravail
Niveau 0 – Ancrage, le travail attaché au lieu de travail
Ce niveau concerne les emplois qui ne peuvent pas se réaliser en télétravail pour des raisons évidentes. Le poste occupé par ces collaborateurs demande d’être physiquement présent dans l’entreprise.
Ce sont les postes qui sont attachés à un moyen de production ou qui consistent à accueillir du public. Je ne vous donne pas de liste. Vous avez compris qu’il s’agit ici des ouvriers du bâtiment, des serveur de bar, des kinés, ou des pompiers.
Niveau 1 – Improvisation, le télétravail à l’arrache
Ici, improvisation et urgence règnent en maître car l’entreprise n’a pas prévue de processus de mise à distance du travail puisqu’elle n’a pas l’intention d’autoriser le télétravail. Seulement exceptionnellement et en cas d’absolue nécessité.
On peut expliquer cette vision du télétravail par de multiples raisons:
- Le coût des matériels informatiques et des licences logicielles;
- Le risque d’un point de vue sécurité;
- La crainte de créer un sentiment d’injustice pour les collègues qui ne peuvent pas télétravailler;
- L’absence de préparation de mise à distance du travail prévue;
- Le manque de confiance envers ses collaborateurs.
- Une vision du télétravail « récompense » comme l’est encore considérée parfois la formation…
À ce niveau, si finalement il est autorisé, le télétravail consistera à effectuer des tâches quotidiennes de base, comme l’envoi et la réception de mails ou la participation à des réunions téléphoniques. Les télétravailleurs devront attendre leur retour au bureau pour pouvoir travailler en collaboration ou consulter des documents sensibles.
De son coté, le salarié n’aura pas non plus prévu qu’il puisse télétravailler. Il risque donc, comme 73% des télétravailleurs durant le confinement (selon l’enquête Deskeo déjà citée), de ne pas disposer d’espace prévu à son domicile. Et c’est peut-être là que l’on peut expliquer une partie des 44% de salariés en détresse psychologique à la sortie du confinement. Comment voulez-vous affronter une situation de travail à distance sur le long terme sans les outils adaptés, un espace de travail dédié et un accompagnement qui peut être nécessaire quand vous vous retrouvez en autonomie du jour au lendemain ?
En s’inscrivant dans la durée, les collaborateurs se maintiennent dans l’inconfort physique et moral comme semble le montrer les problèmes de lombalgies relevés par Santé Publique France auprès de 10% des télétravailleurs durant le confinement avec une incidence de la lombalgie deux fois et demie plus importante chez les travailleurs qui avaient été nouvellement placés en télétravail.
Conditions de travail à distance : s’il n’y a vraiment pas d’autre choix
Autonomie dans le travail : aucune
Matériel : téléphone pour parler à ses clients et participer aux réunions. Internet pour répondre à ses mails et utiliser la messagerie instantanée.
Posture managériale : “On sait ce qu’ils font, on sait où ils sont et demain ils reviennent”.
Lieu du télétravail : Sur la table de la salle à manger ou de la cuisine, sur la canapé ou dans la chambre
Niveau 2 – Acclimatation, le travail comme au bureau
Il s’agit à ce niveau de recréer les conditions du bureau chez soi. Ni plus ni moins. C’est le niveau que la plupart des entreprises ont atteint après quelques semaines de confinement ou qu’elles atteignent actuellement. Il s’agit ici de procurer aux télétravailleurs des outils plus adaptés au travail à distance pour s’assurer qu’ils disposent du même confort relationnel que dans leur entreprise.
En résumé, c’est ici que Zoom, Teams, google hangouts, Webex, bluejeans ou Gotomeeting entrent en scène.
À ce niveau, les collaborateurs peuvent et savent utiliser facilement des logiciels d’appel vidéo et de messagerie instantanée en plus du courrier électronique et du téléphone. Il s’agit de recréer le relationnel de son bureau en rendant le télétravail plus social. Sujet important quand déjà en 2019 l’enquête de Parisworkplace montraitque le télétravail multiplie par deux le sentiment d’isolement tandis que les salariés qui échangent avec plus de trois collègues par jour (en face-à-face ou en vidéo) sontdeux fois mois moins nombreux à souffrir de solitude (2 fois plus, 2 fois moins, la balle au centre.)
La différence avec le niveau 3 est managériale et organisationnelle, car au niveau 2 le télétravail reste rare et encadré.
Rare : il se compte en jours par mois ou en jours par mois ou par an comme par exemple chez Chanel Parfum Beauté où le télétravail dure 9 jours par an.
Encadré : les managers tiennent à savoir où sont leurs collaborateurs et ce qu’ils font. Comme s‘ils étaient dans l’entreprise. Certains de ces managers ont dus être biendésolé de voir disparaître la fonctionnalité de Zoom « Attendee attention tracking » qui permettait à l’organisateur d’une réunion d’être informé si l’un des participants étaitsur une autre fenêtre pendant plus de 30 secondes. Que ce soit pour » doomscroller « sur Facebook ou pour prendre des notes. Rassurez-vous, il reste beaucoup de logiciels permettant de le faire selon l’adage » Ce n’est pas parce que l’on confiance que nous ne le faisons pas. «
Conditions de travail à distance : de temps en temps, sur autorisation, aux horaires de bureau.
Autonomie dans le travail : faible
Matériel : téléphone pour parler à ses clients et ses collègues.Internet pour avoir accès aux mails et participer aux réunionsen vidéo.
Posture managériale : “ Ok, mais pas trop longtemps et pour travailler sur des projets précis et limités dans le temps. ”
Lieu du télétravail : sur la table de la salle à manger ou de la cuisine, sur une table temporaire utilisée montée uniquement pour le télétravail.
Niveau 3 – Connexion, le télétravail collaboratif à distance
À ce niveau, entreprise et collaborateurs commencent à s’adapter au nouveau normal du monde du travail hybride, en partie chez soi et en partie dans l’entreprise.
À cette fin, l’entreprise procure aux télétravailleurs les bons outils, le management adapté et la formation nécessaire pour s’assurer qu’ils disposent des mêmes capacités de productivité et de collaboration que dans leur entreprise. De son coté, le collaborateur s’assure d’avoir le bon environnement de travail et l’organisation adaptée lui assurant de pouvoir collaborer sur des projets, même à distance.
À ce niveau, vous trouverez bien sur beaucoup de startups ou de grands groupes internationaux aux équipes réparties sur plusieurs pays.
Il y a plusieurs choses nouvelles comparées au niveau précédent : La collaboration, la culture de la réunion et le Leadership
Concernant la collaboration, les télétravailleurs disposent non seulement des documents nécessaires via intranet (niveau 2) mais aussi des outils, des compétences et de l’organisation leur permettant de travailler en temps réel sur le même document partagé en ligne. Que ce soit pendant une réunion ou en allers-retours successifs comme le permettent Zoom via Dropbox, ou OneNote si vous êtes plutôt Microsoft Teams. Notez qu’ici la collaboration est en temps réel, chaque participant à une réunion pouvant revoir et contribuer aux notes de la réunion en même temps. Cette approche de la collaboration à distance signifie que la culture de l’écrit fait un retour en force. Vous devez apprendre à être clair et concis dans toutes vos communications pour éviter que vos messages ne soient interprétés de la mauvaise manière. La collaboration n’étant pas le point fort de pas mal d’entreprises (même sans le télétravail), je vous laisse imaginer la difficulté pour certaines d’entre-elles.
Pour les réunions, ce niveau va vous demander de revoir votre culture de la réunion, surtout si votre organisation est atteinte de cette fameuse réunionnite aigüe. Désormais, une réunion doit être exceptionnelle et ne se tenir que si le résultat de la réunion ne peut pas être obtenu par courrier électronique, appel téléphonique ou messages instantanés. Ensuite, elle ne doit pas durer plus longtemps que nécessaire. En vidéo, vous ne pouvez plus perdre de temps en bavardages inutiles, ce qui demande un ordre du jour précis, voir minuté, et des objectifs clairs.
Et pour finir, alors que c’est sans doute le point le plus important : le Leadership. Oui, le Leadership, voir l’Enableship. Management (comme synonyme du « command & control ») et télétravail ne font pas bon ménage. A ce niveau, le manager a compris son nouveau rôle et ses nouvelles attributions dans la création de l’engagement et de la collaboration à distance entre ceux qui sont à distance et ceux qui sont dans l’entreprise. Sachant qu’il ou elle est sans doute en télétravail de son côté. Ici, les Leaders ne sont plus mal à l’aise de ne pas savoir où sont leurs collaborateurs, ni frustré de ne pouvoir les surveiller de près. Il s’agit bien entendu de travailleurs de la connaissance ou de l’information dont le niveau de diplôme est le même, la hiérarchie dépendant surtout sur de l’expérience et de l’intuitu-personae. Ces managers savent que lorsque vous travaillez avec des gens à distance, leur contribution ou manque de contribution se remarquera rapidement. Contrairement à ce qu’il se passe dans un bureau ou vous pouvez faire illusion pendant plusieurs mois…genre le temps de valider votre période d’essai…
Conditions de travail à distance : Régulier, institutionnalisé, 2 jours d’affilée ou +
Autonomie dans le travail : sur certaines responsabilités
Matériel : vidéo et outils collaboratifs. Internet pour avoir accès aux documents de l’entreprise.
Posture managériale : “Nous devons recruter différemment et aider nos collaborateurs à gagner en autonomie”.
Lieu du télétravail : dans une pièce prévue au télétravail avec le matériel adapté (mobilier, chaise et écran à hauteur réglable) choisis par le collaborateur et financé par l’entreprise. Un déménagement est également envisageable pour s’éloigner de son lieu de travail et gagner en mètres carrés pou avoir un véritable « home office ».
Niveau 4 – Décalage, le télétravail dans le nouveau normal
Pour arriver à ce niveau vous devez accepter le postulat que beaucoup de choses n’ont pas besoin d’une réponse instantanée et que la créativité et la productivité du collaborateur dépend..ben du collaborateur et pas d’horaires artificielles et imposées par une entreprise héritée du temps ou chacun devait répondre aux ordres du chef. Bien sur, à ce niveau, votre approche du recrutement doit-être repensée. Vous devez recruter des personnes capables de s’organiser et de se motiver d’elles-mêmes. En d’autres mots des appétences et pas uniquement des compétences.
En résumé, à ce niveau, le travail s’adapte au rythme du collaborateur, qu’il soit matinal ou oiseau de nuit. A ce niveau, la question n’est plus « comment travailler » mais « comment réagir à une urgence ». C’est la raison pour laquelle, lors de l’ouverture de nos bureaux à l’étranger, nous avions inclus dans notre parcours d’intégration (primordial lorsque vous recrutez des télétravailleurs) une section sur la notion d’outils et d’urgence. En résumé, urgent = appel téléphonique. Important : messagerie instantanée. Pas urgent et pas important = mail.
En vous allouant plus de temps pour répondre à une sollicitation, vous disposez de plus de temps de réflexion pour construire votre réponse et en vérifier la clarté, voir la simplicité. Souvenez-vous de Blaise Pascal et de sa lettre aux révérends pères jésuites du 4 décembre 1656 dans laquelle il s’excusait de ne pas avoir eu suffisamment de temps pour faire court. Toute communication à distance se doit d’être claire et courte, constructive et informative. Vous devez faire tout ce qui est en votre pouvoir pour ne jamais avoir à répéter une réponse.
Quelques emojis supplémentaires peuvent être un bon moyen d’éviter que les gens ne lisent votre message de la mauvaise façon. Comme une grande partie de votre communication sera écrite vous devez avoir une approche culturelle de la communication et avoir une section sur l’écriture d’email dans votre intégration. Et je suis sérieux. Vous devez apprendre à vos collaborateurs à considérer les mails de façon bienveillante. Je pense notamment aux incompréhensions générationnelles et culturelles qui peuvent arriver en lisant un mail mal écrit, avec des fautes d’orthographe et un ton aride à cause de l’absence de mots de liaison ou d’emojis. À ce sujet, Automattic, l’entreprise derrière WordPress utilise l’acronyme « API » (pour happy en anglais) qui peut être traduit en français par « Assumez l’intention positive » pour être sur que le destinataire d’un mail ne se sente pas agresser par un mail qui n’est pas culturellement en phase.
Les entreprises qui pratiquent le télétravail et la communication asynchrone ont dissociées productivité et production de la présence physique. Bien loin du management industriel où le chef devait fournir le travail avant de le contrôler à posteriori, le travail à domicile permet aux salariés de devenir des collaborateurs proactifs et responsables et non plus des employés obéissants et infantilisés. Désormais, non seulement ils décident du « comment « mais aussi du « quand».
Conditions de travail à distance : Régulièrement, institutionnalisé, plusieurs 2 jours ou semaines d’affilée
Autonomie dans le travail : complète
Matériel : Vidéo, outils collaboratifs et “home office”
Posture managériale : “Evaluation sur le résultat et réduction des réunions”.
Lieu du télétravail : Home office, co-working ou café.
Niveau 5 – Distribution, télétravail et entreprise virtuelle
À ce niveau, les équipes son distribuées à travers le pays ou le monde. Il n’y a pas de bureau permanent et le siège social se réduit à une boite aux lettres. C’est-à-dire que le travail à distance n’existe plus puisqu’il n’y a plus de bureau physique qui puisse servir de référence.
À ce niveau il n’y a plus de biais, d’ordres ou de discrimination. Seules vos idées créatives, votre participation engagée et votre capacité à transformer un projet en réalité sont importantes. Vous vous rapprochez ainsi de la liberté et de la méritocratie que les entreprises devraient s’efforcer d’atteindre et dans laquelle personne ne cherche à influencer personne, mais dans laquelle tout le monde cherche à faire progresser tout le monde.
Ici, le travail est organisé autour de votre bien-être et de votre vie. Vous adaptez votre environnement de travail pour vous l’accaparer et vous travaillez sur des projets qui vous profitent personnellement. Pour arriver à ce niveau, qui est une utopie pour la majeure partie des télétravailleurs, il vous faudra plus qu’un portable dernier cri et un abonnement à zoom ou à une salle de sport. Cela vous demandera un total changement d’organisation et de structure mentale.
En voici quelques exemples :
- Une personne = une voix. À partir du moment où vous êtes à distance, ce n’est plus votre âge, votre séniorité ou votre niveau hiérarchique qui créé de l’influence mais les idées que vous apportez et votre capacité à écouter celle des autres, à rebondir sur celle-ci et à participer à rechercher un consensus.
- Hiérarchie de l’influence. À distance et par mail, vous ne pouvez pas monter le ton de votre voix pour essayer d’utiliser votre charisme ou champ de distorsion de la réalité à la Steve Jobs si vous pensez en avoir un. Les arguments crédibles, l’expertise démontrée et les comportements hédonistes sont les seuls leviers utilisables pour engager les autres à réaliser votre projet. Les leaders ne sont plus nommés par une autorité supérieure mais émergent naturellement en attirant l’attention par leurs idées, leur écoute, le temps qu’ils prennent à aider les autres et leur rapidité de réponse. À distance, l’autorité est montante, pas descendante.
- Activités choisies. Les tâches ne sont plus assignées mais choisies en fonction de leur intérêt et de leur potentiel de nouveauté et d’apprentissage. Le Web est une économie du choix. À distance, le meilleur moyen de braquer quelqu’un est de donner un ordre. Comme vous ne pouvez plus imposer, vous ne pouvez que participer aux projets des autres pour identifier les personnes volontaires. C’est ainsi que des personnes qui ne sont pas directement impliquées peuvent vous donner leur avis ou vous proposer leur aide.
- Information ouverte. Quand vous n’avez pas d’occasion de vous rencontrer à la machine à café, l’information peut vite disparaître si elle n’est pas largement et librement partagée. Si le pouvoir d’antan provenait de la rétention d’information, l’influence d’aujourd’hui provient du partage de l’information. Ce qui signifie que pour renforcer son l’influence, il faut donner son expertise et offrir du contenu. Beaucoup.
- Équipes distribuées et pas travail distribué. Les managers habitués à travailler avec des sous-traitants ou des freelances tombent facilement dans le travail distribué en découpant un projet en responsabilités qui sont ensuite confiées à chaque membre de l’équipe. Le travail à distance reposant sur la capacité d’autonomie et la confiance managériale, il faut ne faut plus parler responsabilité individuelle mais de responsabilité collective confiée à une équipe et de points étapes.
- Temps en personne. À ce niveau de télétravail, rencontrer ses collaborateurs consiste moins à se voir pour avancer sur ses projets qu’à renforcer un lien de respect et de confiance.
L’exemple le plus connu d’entreprise de niveau 5 est Automattic, la société à l’origine de WordPress, dont les 1 272 employés n’ont pas de bureau fixe. Les salariés, répartis sur 75 pays collaborent en ligne et se rencontrent une à deux fois par an dans un endroit du monde. Et c’est la même chose pour Basecamp dont vous pouvez lire les pratiques dans le livre devenu classique : Rework.
Conditions de travail à distance: approche nomade
Autonomie dans le travail : indépendance
Matériel : vidéo et outils collaboratifs
Posture managériale : “Je passe quelques jours de vacances dans ton pays, on prend un verre ?”
Lieu du télétravail : Le home-office, le coffee shop du coin ou le monde
Sans envoyer tout le monde en télétravail, en permanent ou en « Workation » comme les appelle Uber, où en êtes-vous dans l’installation de vos processus de télétravail ? Que faites-vous pour adapter votre offre de travail aux turbulences actuelles du monde et aux conditions de vie incertaines de vos collaborateurs ? Enfin, si cela est praticable et désirable, comment pouvez-vous faire du télétravail le nouveau normal de vos collaborateurs comme PSA l’a fait pour 40 000 de ses salariés ?
MISE À JOUR Février 2020
Une étude réalisée par Harris Interactive pour le ministère du travail montre une « érosion » du recours au télétravail. Selon cette enquête, parmi les actifs pouvant télétravailler facilement, 36 % n’ont pas télétravaillé la semaine du 18 au 24 janvier, contre 30 % la semaine du 2 au 8 novembre. Et la part de ceux télétravaillant à 100 % est passée de 45 % en novembre à 30 % en janvier.
