Management à distance. Les temps extraordinaires que nous vivons actuellement exigent une plus grande prise de conscience et une plus approfondie réflexion sur les attentes des collaborateurs et des managers. Sauf que quand j’entends un dirigeant de PME me dire qu’il ne souhaite pas allouer de budget aux collaborateurs travaillant à la maison, car il ne veut pas participer à la décoration de leur lieu de vie. On est encore loin du compte.
Prendre en compte les attentes de ses collaborateurs qui n’ont pas demandé à travailler de chez eux signifie que la communication est devenue encore plus importante. Pour le moral. Pour la productivité. Pour le bien-être de chacun.
Surtout quand la communication est dématérialisée par un Teams ou un Zoom. Vous ne devez pas vous comporter comme ce jeune dirigeant ! Vous n’êtes plus dans ce monde ! Je vais être vindicatif ici. Vous devez réfléchir plus attentivement à l’expérience de travail de vos équipes qui sont à distance ! Mettez-vous à leur place. Certains de vos collaborateurs ne se sont peut-être pas vu en vrai depuis l’année dernière et les conditions de travail ne se sont pas améliorées pour beaucoup d’entre eux. Au contraire.
Managez à distance, ne contrôlez pas à distance
Maintenant que les frontières entre la maison et le travail se sont estompées, le management à distance demande plus que « manager ». Ce qui signifie que, dans le cadre du management à distance, les managers doivent :
- disposer de règles du jeu formelles et collaboratives. C’est-à-dire que les nouvelles règles de travail doivent être écrites ET créées par l’équipe concernée.
- apporter plus de clarté. Les managers ne doivent pas laisser de zones d’ombres sur l’activité. Et s’ils ne sont eux-mêmes sur des événements à venir, ils doivent en parler avec leur équipe.
- réinventer l’organisation du travail. Pour cela, managers et collaborateurs peuvent partager les pratiques qu’ils voient émergées dans d’autres entreprises. L’idée est de réfléchir ensemble pour savoir si elles peuvent être adaptées
- Offrir plus de soutien. Manager à distance demande aussi d’avoir des discussions aussi personnelles que le manager y est autorisé pour savoir comment vont ses collaborateurs. Et savoir aussi ce qui les empêche d’être aussi productifs et concentrés qu’au travail. Les écouter avant de les aider.
Il y a déjà un besoin pour les directions de mener des ateliers, des vidéoconférences ou des discussions sur ce que signifie pour le management à distance à l’aune de leur culture d’entreprise et de leurs valeurs. Les cas d’entreprises aux valeurs « autonomie », « innovation » ou « bienveillance » qui d’un coup d’un seul, se retrouvent avec des petits dictateurs à distance. Les cas ne sont pas rares et cela touche aussi bien les grands groupes que les startup.
Soutenez la capacité de flexibilité de votre équipe
Déjà, je donne l’évidence : si vos horaires de travail au bureau sont strictement établis, vos collaborateurs en télétravail ne sont pas forcément disponibles durant les mêmes horaires. Surtout avec un couvre-feu à 18h00. Même avec des horaires légales. Vous pouvez comprendre qu’avoir des enfants à la maison et des tâches à accomplir peut accroître l’anxiété de vos collaborateurs. Alors même qu’ils sont passionnés et engagés. Vous devez accepter que leur famille passe avant tout et leur donner la confiance nécessaire pour gérer les deux sans se soucier de l’aspect professionnel.
En sachant que vos collaborateurs peuvent équilibrer leurs exigences personnelles et professionnelles a trois avantages car vous
- (r)établirez un lieu de confiance
- équipe sera plus pleinement au travail lorsqu’ils seront au travail.
- pourrez équilibrer votre propre organisation de travail
Et puis, si vous êtes vous-même parents, il vous est sans doute déjà arrivé de terminer le travail non fait après avoir couché les enfants. Et ce n’est pas votre manager qui vous la demandé.
Aidez votre équipe à fixer des limites claires dans votre management à distance
Même lorsque nous travaillons à domicile, notre capacité à être connectés peut devenir une charge mentale vous poussant à penser que nous devons être constamment disponibles. Ce que peut entretenir certains micromanagers de services que j’ai pu croiser ici et là. En complément du point précédent. Que l’on peut réduire à « organiser votre journée avec autonomie. » Vous devez établir malgré tout des limites claires entre les heures de travail et les heures personnelles.
Pour cela, vous pouvez :
- demander à vos collaborateurs d’inscrire sur leur calendrier, slack etc. les heures où ils sont disponibles et celles où ils ne le sont pas. Ils peuvent aussi utiliser le statut « ne pas déranger » sur Zoom, teams et compagnie.
- Mettre à jour leur disponibilité Slack (ou autre) pour indiquer quand ils seront de retour en ligne. Cela les aidera aussi à se sentir moins coupables
- encourager vos collaborateurs à prendre en compte la disponibilité de chacun lors de l’envoi des invitations aux réunions
- expliquer ce qui se passera si quelqu’un ne peut pas assister à une réunion (l’organisateur enverra des notes par mail, il y aura un suivi par téléphone, la réunion sera enregistrée, etc.)
Ce qui signifie aussi que vous devez donner l’exemple et suivre vous-même les directives que vous aurez donné. Vous devez incarner des pratiques de travail saines pour que vos collaborateurs ne ressentent pas une pression indirecte en vous voyant être en ligne jusqu’à 22h00 week-end compris.
Evaluez régulièrement le bien-être professionnel de votre équipe
Dans la série manager en distanciel est différent de manager en présentiel. Faites un point fréquent avec votre équipe pour comprendre leur moral et évaluer les domaines dans lesquels apporter des changements. En plus des entretiens quotidiens et hebdomadaires, vous pouvez utiliser un logiciel de questionnaire en ligne (de type surveymonkey) pour vous faire une idée du bien-être professionnel de votre équipe. Vous pouvez utiliser une échelle de Likert de 1 à 5 (de tout à fait d’accord à pas du tout d’accord) et laisser un espace pour les commentaires.
Voici quelques questions classiques auxquelles votre équipe peut répondre :
- J’ai l’impression de clairement savoir ce que l’on attend de moi au quotidien
- J’ai l’impression de savoir ce que l’on attend de moi dans mon rôle actuel
- Je me sens soutenu par mon manager pour dépasser les obstacles de temps et d’organisation que je rencontre
- Je sens que je peux contribuer à améliorer la façon dont nous travaillons en tant qu’équipe
- Mon manager m’a aidé à trouver un bon équilibre de vie privée / vie professionnelle malgré le télétravail
Sur la base de ces réponses vous comprendrez mieux ce que votre équipe attendent de vous. Vous pourrez également prioriser vos actions et d’un mois sur l’autre évaluer les changements de perception de la situation. Vous pourrez ainsi les distinguer des choses sur lesquelles vous pouvez agir (votre comportement et votre style de management), celles que vous pouvez influencer (charge de travail, attentes de la direction) de celles sur lesquelles vous ne pouvez rien faire (contexte actuel, décisions gouvernementales). Vous connaîtrez alors les domaines dans lesquels vous pourrez apporter plus de clarté et de soutien.
Une fois les retours reçus, vous pourrez appeler vos collaborateurs sur certains points. Pas pour savoir qui a dit quoi évidemment, mais pour leur demander s’ils ont des idées de solutions que vous pourriez expérimenter ensemble.
Difficile de donner plus de règles qui fonctionnent pour tout le maximum d’entreprise. Chaque manager doit relever des défis spécifiques en fonction de la taille de son équipe, de sa culture d’entreprise, de son secteur ou des exigences de son travail.
Une chose est sure, vous devez rester optimiste dans votre organisation du travail et utiliser ce moment particulier pour favoriser l’autonomie sans vous sentir en danger. Parole pieuse, en réalité, certains managers sont dans l’inquiétude de voir le travail fait sans leur présence. En tant que dirigeants, soutenir la flexibilité d’une équipe, enseigner par l’exemple, demander directement comment vous pouvez la soutenir et ajuster les attentes à la réalité sont autant de pratiques utiles pour manager à distance. Le tout est de s’assurer, par vos pratiques et pas par la menace, que vos collaborateurs sont à distance, certes, mais présents.
Il s’agit donc de les aider à se sentir écoutés et soutenus alors qu’ils peuvent de leur côté se sentir professionnellement isolés. C’est l’une des raisons pour laquelle le management à distance n’est pas du management habituel.
