Organiser une université d’été en entreprise, c’est bien plus que réserver un lieu agréable et prévoir deux jours de présentations. Ce format est un véritable événement stratégique pour renforcer la cohésion, stimuler l’innovation et embarquer toute l’entreprise dans une nouvelle dynamique.
Pourtant, beaucoup d’entreprises passent à côté de son potentiel. Trop de discours, pas assez d’interaction. Des programmes tellement chargés que les participants saturent. Une absence totale de suivi après l’événement, qui rend les bonnes idées… sans lendemain.
Si vous voulez que votre université d’été soit un moment marquant et transformateur, il faut la penser comme une expérience globale : avant, pendant et après l’événement.
Dans cet article, nous allons voir :
- Les étapes clés pour concevoir et organiser votre université d’été
- Les erreurs fréquentes à éviter
- Une check-list téléchargeable pour être sûr de ne rien oublier
(Si vous voulez d’abord comprendre les bases du concept, consultez Le guide complet des universités d’été en entreprise).
1. Définir des objectifs clairs (avant toute autre décision)
Avant même de choisir un lieu ou de contacter un conférencier, vous devez répondre à une question simple : Pourquoi organise-t-on cette université d’été ?
Les trois grands types d’objectifs
- Inspirer et aligner : partager une vision stratégique, créer un cap commun.
- Innover et créer : générer des idées nouvelles, tester des solutions.
- Renforcer la cohésion : améliorer les relations inter-équipes et la collaboration.
Un événement peut combiner ces trois objectifs, mais l’un d’entre eux doit être prioritaire. C’est ce qui orientera le programme, le choix des intervenants et la scénographie.
Exemple concret
Lors d’une mission pour une entreprise du secteur tech, l’objectif prioritaire était d’aligner les équipes après une fusion. Le programme a donc donné plus de place aux ateliers de co-création et aux sessions de partage d’histoires que je proposais, plutôt qu’aux plénières descendantes.
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2. Concevoir un programme équilibré
Un programme réussi, c’est comme une bonne partition : il doit savoir alterner les tempos, surprendre, et laisser à chacun le temps d’absorber l’essentiel. Trop souvent, les universités d’été ressemblent à un marathon de présentations PowerPoint où l’on enchaîne les sessions sans respiration. Résultat : les participants décrochent, les échanges deviennent superficiels et l’objectif stratégique est dilué.
Un bon programme, lui, maintient l’attention, préserve l’énergie et crée une progression logique qui mène à des résultats concrets. Voici comment y parvenir.
Alterner les formats
Alterner les formats pour maintenir l’attention
La variété est la clé. Alterner des formats inspirants, participatifs et informels permet de stimuler différentes formes d’engagement.
Exemples de formats à intégrer :
- Plénières inspirantes : conférences, témoignages d’experts, interventions du leadership.
- Ateliers interactifs : sessions de co-création, sprints d’innovation, simulations stratégiques.
- Moments informels : repas conviviaux, pauses en extérieur, animations ludiques.
Astuce : pour éviter la fatigue, changez de format toutes les 60 à 90 minutes. Même un simple changement d’espace peut relancer l’attention.
→ Idée concrète : lors d’une université d’été que j’ai animée pour une entreprise du BTP, nous avons alterné chaque matinée entre une conférence inspirante et un atelier en sous-groupes. Le résultat : un taux de participation actif supérieur à 85 % tout au long des deux jours.
Laisser des temps de respiration
Les temps “off” ne sont pas des pertes de temps — ce sont des moments de digestion cognitive et d’échanges informels, souvent plus productifs que certaines sessions formelles.
Prévoir des pauses longues, des balades ou même des “ateliers libres” où chacun choisit sa discussion ou son activité peut libérer des conversations clés.
Astuce : programmez un “temps blanc” chaque jour, où aucune activité n’est imposée, mais où des espaces et supports sont disponibles pour favoriser les échanges spontanés.
→ Exemple : lors d’une université d’été pour un groupe de distribution, un créneau libre en fin d’après-midi a permis à deux équipes de lancer une collaboration inter-services… qui a abouti trois mois plus tard à un nouveau service client pilote.
Construire un rythme narratif
Pensez votre programme comme un récit. L’ouverture doit captiver, le cœur de l’événement doit impliquer, et la clôture doit inspirer et engager à l’action.
Rythme idéal sur 2 jours :
- Jour 1 matin : plénière + keynote inspirante
- Jour 1 après-midi : ateliers en petits groupes orientés solutions
- Soirée : dîner + activité conviviale (quiz, animation artistique, etc.)
- Jour 2 matin : atelier collaboratif + restitution des groupes
- Jour 2 après-midi : plénière de clôture + présentation de la feuille de route
Astuce : prévoyez une activité forte en fin de première journée pour maintenir l’énergie et l’envie de revenir motivé le lendemain.
3. Choisir le lieu : plus qu’un décor, un catalyseur
Dans une université d’été en entreprise, le lieu n’est pas qu’un simple décor : il façonne l’ambiance, influence l’état d’esprit et peut même conditionner le niveau d’engagement des participants. Un espace inspirant encourage l’ouverture d’esprit, la créativité et la qualité des échanges. À l’inverse, un cadre inadapté ou mal pensé peut brider l’énergie collective, même avec un programme brillant.
Critères essentiels
Accessibilité
Le lieu doit être facilement accessible pour la majorité des participants, que ce soit en voiture, en train ou en avion. La logistique d’accès conditionne l’humeur d’arrivée : un trajet compliqué ou trop long fatigue et disperse l’attention dès le départ.
→ Idée concrète : privilégier un lieu à moins de deux heures de transport du siège ou des principaux sites de l’entreprise.
Cadre inspirant
Sortir du quotidien aide à adopter un regard neuf. Un environnement naturel, historique ou culturel stimule la réflexion et favorise les échanges.
→ Idée concrète : organiser vos sessions de réflexion stratégique dans une ancienne abbaye rénovée ou un espace design en bord de mer.
Modularité
Un bon lieu doit proposer différents espaces : grande salle pour les plénières, salles plus petites pour les ateliers, zones ouvertes pour les moments informels. La modularité permet d’adapter rapidement la configuration selon les besoins du programme.
→ Idée concrète : choisir un site avec mobilier modulable et possibilité de travailler autant en intérieur qu’en extérieur.
Services
Restauration de qualité, hébergement confortable, équipement technique fiable : autant de détails qui jouent sur l’expérience globale.
→ Idée concrète : vérifier que la connexion internet est performante partout et qu’un technicien est disponible sur place pour réagir aux imprévus.
L’impact de l’environnement
Un lieu atypique n’est pas qu’une coquetterie esthétique : il influence directement la créativité et la participation. Être dans un tiers-lieu, un domaine viticole ou un espace culturel sort les équipes de leurs schémas habituels et leur donne une énergie nouvelle.
Exemple réel : lors d’une université d’été pour un groupe de communication, nous avons choisi un tiers-lieu créatif installé dans une ancienne usine. Les équipes, immergées dans un environnement artistique, ont produit en deux jours un volume d’idées deux fois supérieur aux sessions précédentes organisées en centre de congrès classique.
4. Sélectionner les intervenants : miser sur l’impact
Dans une université d’été en entreprise, les intervenants sont les catalyseurs de l’énergie collective. Ils ne se contentent pas d’occuper une case dans le programme : ils insufflent un rythme, suscitent des réflexions et déclenchent des prises de conscience. Un bon intervenant transforme une simple intervention en expérience mémorable.
Ce qui fait la différence
Une posture engageante
Fini l’orateur figé derrière un pupitre. Un intervenant impactant bouge, regarde son public, s’adapte à l’énergie de la salle et invite à la participation.
→ Idée concrète : privilégier des conférenciers qui intègrent des sondages live, des questions-réponses dynamiques ou des exercices courts.
Des exemples concrets et parlants
Rien ne vaut une histoire vécue pour faire passer un message. Les participants retiennent mieux une anecdote bien racontée qu’une suite de chiffres.
→ Idée concrète : demander à l’intervenant d’illustrer chaque idée clé par un cas réel, de préférence en lien avec votre secteur.
Une interaction réelle avec le public
Un bon intervenant ne “déroule” pas son discours. Il lit la salle, improvise quand c’est nécessaire et rebondit sur les réactions.
→ Idée concrète : intégrer une séquence où les participants travaillent en binôme ou petit groupe pour mettre en pratique une idée.
La capacité à adapter son discours à l’entreprise
Chaque organisation a ses codes, ses enjeux et sa culture. Un intervenant qui sait personnaliser ses propos crée un lien fort avec l’audience.
→ Idée concrète : fournir en amont un brief détaillé sur vos objectifs, vos valeurs et votre vocabulaire interne.
Éviter les “copiés-collés”
Certaines conférences sont des “produits sur étagère” : efficaces sur scène, mais déconnectées de votre réalité. Un discours déjà livré 50 fois ailleurs peut manquer d’impact, car il ne répond pas aux enjeux spécifiques de vos équipes.
Astuce : privilégiez les intervenants qui acceptent de co-construire leur contenu avec vous, en intégrant vos cas concrets, vos projets en cours ou vos objectifs stratégiques.
Exemple réel : pour un groupe industriel, j’ai adapté ma conférence sur le leadership créatif en y intégrant trois exemples internes fournis par l’équipe RH. Résultat : un taux de satisfaction de 96 % et des retours soulignant la pertinence “sur-mesure” du contenu.
CTA : Réservez l’une de nos conférences pour embarquer vos équipes.
5. Préparer l’avant-événement : créer l’anticipation
La réussite d’une université d’été ne se joue pas uniquement pendant les deux ou trois jours de l’événement. L’engagement des participants commence bien avant, dès l’annonce officielle. Un bon travail de préparation en amont permet non seulement d’optimiser la participation, mais aussi de mettre les équipes dans le bon état d’esprit pour contribuer activement.
Soigner la communication interne
Dès que la date et le lieu sont confirmés, commencez à créer l’événement dans les esprits. Plus l’annonce est claire et inspirante, plus elle suscitera l’adhésion.
Les incontournables :
- Annonce officielle avec “Save the Date” : diffusez-la via tous vos canaux internes (intranet, newsletter, affichage, réunions d’équipe).
- Teasers réguliers : partagez des vidéos courtes, des citations inspirantes ou des interviews d’intervenants. L’idée est de maintenir la curiosité et l’envie.
- Explication des objectifs et bénéfices attendus : expliquez pourquoi cet événement a lieu, ce que les participants peuvent en retirer et comment ils pourront contribuer.
→ Idée concrète : créer une mini-série vidéo interne “En route vers notre université d’été” avec 3 épisodes de moins de 2 minutes chacun, dévoilant progressivement le programme.
Impliquer les participants dès la conception
L’implication commence avant même le jour J. Les collaborateurs sont plus engagés quand ils sentent que leur avis compte.
Actions efficaces :
- Questionnaire préalable : recueillez leurs attentes, leurs idées et les sujets qui les intéressent.
- Sondage sur les formats : demandez s’ils préfèrent plus d’ateliers pratiques, de conférences ou de moments informels.
- Appel à contributions : proposez à certains de préparer des témoignages ou mini-présentations sur un projet inspirant.
→ Idée concrète : utiliser un outil comme Typeform ou Slido pour rendre le questionnaire interactif et plus ludique, puis présenter les résultats en ouverture de l’événement pour montrer que leurs réponses ont été prises en compte.
Créer un climat d’attente positive
En multipliant les petites touches de communication, vous transformez l’événement à venir en rendez-vous incontournable. Cela favorise non seulement la présence le jour J, mais aussi la disponibilité mentale des participants pour s’investir pleinement.
Exemple réel : pour une université d’été dans le secteur de l’énergie, nous avons organisé un compte à rebours de 10 jours sur l’intranet, avec chaque jour une anecdote, une photo du lieu ou un message d’un intervenant. Résultat : taux de participation record et ambiance électrique dès la première minute.
6. Gérer l’événement : fluidité et énergie
ne université d’été bien préparée peut perdre tout son impact si, le jour J, l’exécution manque de fluidité ou si l’énergie retombe. Les participants se souviennent autant de l’organisation impeccable que des moments d’inspiration.
C’est pourquoi la gestion sur place doit être réactive, fluide et stimulante.
Maîtriser la logistique
Une logistique bien huilée rassure et libère l’esprit des participants, qui peuvent ainsi se concentrer sur le contenu et les échanges.
Points clés :
- Planning clair et respecté : annoncez le programme dès le début et veillez à limiter les retards.
- Support technique prêt à intervenir : prévoyez un référent technique disponible en permanence pour gérer les imprévus (son, vidéo, éclairage, connexion internet).
- Signalétique et informations accessibles : panneaux clairs, application événementielle ou guide imprimé pour que chacun sache où aller à tout moment.
→ Idée concrète : mettre en place un “point info” central avec une personne disponible pour répondre aux questions logistiques en continu. Cela évite les interruptions dans le déroulement des activités.
Garder l’énergie positive
Un programme riche peut vite fatiguer les participants si le rythme n’est pas équilibré. L’animation doit donc jouer sur les variations de formats et les moments de respiration.
Clés pour maintenir l’attention :
- Varier les formats toutes les 60-90 minutes : alterner conférences, ateliers, exercices collectifs, moments d’inspiration.
- Intégrer des pauses dynamiques : mini-sessions de stretching, jeux rapides, balades en extérieur.
- Valoriser les contributions en direct : citer les idées émises en atelier, afficher les productions collectives, remercier publiquement les participants.
→ Exemple concret : lors d’une université d’été pour une grande enseigne de retail, nous avons ouvert chaque après-midi avec un “Top 3 des idées du matin” affiché sur grand écran. Cet instant de reconnaissance collective a boosté la motivation et la participation.
Anticiper les imprévus
Même avec une préparation parfaite, un événement en direct comporte des aléas : météo capricieuse, matériel défaillant, retard d’un intervenant. La clé est d’avoir un plan B pour chaque point critique.
→ Idée concrète : prévoir une salle intérieure prête à accueillir les activités extérieures en cas de pluie, et avoir toujours une activité “bonus” courte prête à être lancée pour combler un retard ou une annulation de dernière minute.
7. Assurer le suivi : prolonger l’impact
Une université d’été ne doit pas être un simple “feu d’artifice” d’énergie et d’idées qui s’éteint dès que les participants reprennent leur routine. Sa vraie valeur réside dans sa capacité à générer un effet durable sur l’engagement, la collaboration et l’innovation.
Pour cela, il est indispensable de prévoir un suivi structuré et visible.
Partager un compte-rendu inspirant
Le compte-rendu ne doit pas se limiter à un document technique : il doit retranscrire l’énergie vécue et rappeler les moments forts.
Bonnes pratiques :
- Support visuel : reportage photo, vidéo “best of” ou infographie récapitulative.
- Synthèse claire : points clés des interventions, décisions prises, idées retenues.
- Diffusion large : via intranet, newsletter interne, et pourquoi pas affichage dans les espaces communs.
→ Idée concrète : réaliser une vidéo courte (2-3 minutes) intégrant extraits d’interventions, interviews de participants et images des ateliers pour donner envie de poursuivre la dynamique.
Exemple concret
Après avoir animé un atelier “Vision 2030” pour une entreprise du secteur agroalimentaire, nous avons instauré un rituel mensuel où chaque équipe partageait ses avancées sur un objectif issu de l’université d’été.
Mettre en place un plan d’actions issu des ateliers
Les idées générées pendant l’événement doivent être hiérarchisées, transformées en projets et attribuées à des responsables.
Sans ce passage à l’action, elles resteront lettre morte.
Clés de succès :
- Organiser une séance post-événement pour prioriser les idées.
- Définir pour chaque projet un sponsor, un chef de projet et un calendrier.
- Communiquer régulièrement sur l’avancement.
→ Idée concrète : utiliser un tableau collaboratif en ligne (ex : Trello, Miro) partagé avec tous les participants pour suivre la progression en toute transparence.
Organiser des points de suivi réguliers
Le suivi ne se résume pas à une réunion six mois plus tard. Il doit être rythmé et engageant.
Formats possibles :
- Points d’étape mensuels en visio ou présentiel.
- Partage de réussites et d’enseignements lors de réunions d’équipe.
- Mini-événements internes “1h chrono” pour avancer sur les projets.
→ Exemple concret : après avoir animé un atelier “Vision 2030” pour une entreprise agroalimentaire, nous avons instauré un rituel mensuel où chaque équipe présentait en 5 minutes l’avancée d’un objectif prioritaire issu de l’université d’été. Résultat : 80 % des projets engagés ont été menés à terme en moins d’un an.
8. Erreurs fréquentes à éviter
Même avec une excellente intention et des moyens conséquents, certaines erreurs d’organisation peuvent réduire considérablement l’impact d’une université d’été. Les éviter, c’est déjà maximiser ses chances de transformer l’événement en un véritable levier stratégique.
Programme trop dense
Vouloir “rentabiliser” le temps passé ensemble est une erreur courante. Un enchaînement d’interventions, d’ateliers et de plénières sans respiration finit par épuiser les participants. La fatigue entraîne une baisse de l’attention et de la participation, et les messages clés ne sont plus assimilés.
→ Exemple concret : lors d’une université d’été d’un grand groupe industriel, le programme avait été conçu de 8h30 à 19h sans pause conséquente. Résultat : dès le deuxième jour, la moitié de la salle décroche pendant les sessions de l’après-midi.
→ Conseil : limiter chaque bloc de contenu à 60-90 minutes, et intégrer des pauses dynamiques ou des moments informels pour recharger les batteries.
Manque de cohérence
Un programme peut être riche… mais désordonné. Passer d’une conférence sur la vision stratégique à un atelier culinaire, puis à un témoignage client sans fil rouge clair, donne une impression de patchwork. Les participants ont du mal à relier les activités entre elles et à retenir le sens global de l’événement.
→ Exemple concret : dans une université d’été du secteur bancaire, l’absence de lien entre les sessions a conduit les participants à retenir davantage l’activité “ludique” que les messages stratégiques pourtant essentiels.
→ Conseil : construire un thème directeur et s’assurer que chaque intervention ou activité y contribue, même indirectement.
Absence de suivi post-événement
L’énergie et les idées générées pendant l’université d’été peuvent s’évaporer rapidement si rien n’est prévu pour les concrétiser. Sans plan d’action et suivi, les participants ont l’impression que tout ce travail collectif n’était qu’un exercice ponctuel.
→ Exemple concret : une entreprise du secteur retail avait collecté plus de 120 idées innovantes en ateliers… mais aucune n’a été mise en œuvre faute de pilote identifié et de calendrier de suivi.
→ Conseil : dès la fin de l’événement, désigner des responsables pour chaque initiative et planifier des points réguliers pour en mesurer l’avancement.
La check-list de l’université d’été
Une université d’été en entreprise se prépare comme une opération stratégique. Pour éviter les oublis et garantir un événement fluide, inspirant et productif, voici la check-list des points essentiels à valider à chaque étape : avant, pendant et après l’événement.
✅ Avant l’événement : préparer le terrain
☐ Définir l’objectif principal (cohésion, innovation, alignement stratégique) et les indicateurs de succès
☐ Fixer la date et réserver le lieu en tenant compte de l’accessibilité, de l’inspiration du cadre et des infrastructures
☐ Sélectionner et briefer les intervenants sur vos enjeux, votre culture et vos attentes précises
☐ Construire un programme équilibré alternant contenus inspirants, ateliers collaboratifs et temps off
☐ Lancer la communication interne avec un “save the date” et des teasers réguliers pour créer l’anticipation
☐ Recueillir les attentes des participants via un questionnaire ou une enquête préalable
☐ Prévoir un plan B pour la météo, les imprévus techniques ou l’absence d’un intervenant clé
✅ Pendant l’événement : orchestrer et dynamiser
☐ Respecter le timing tout en restant flexible face aux opportunités et échanges
☐ Varier les formats toutes les 60 à 90 minutes pour maintenir l’attention
☐ Prévoir des moments informels (pauses conviviales, activités brise-glace) pour favoriser les échanges spontanés
☐ Assurer une logistique fluide avec un support technique réactif et une signalétique claire
☐ Valoriser les contributions en direct (affichage d’idées, remerciements publics)
☐ Capturer l’événement en photo et vidéo pour la communication post-événement
✅ Après l’événement : prolonger l’impact
☐ Partager un compte-rendu visuel ou vidéo retraçant les temps forts et les décisions prises
☐ Mettre en place un plan d’actions concret issu des ateliers, avec des responsables et des délais
☐ Organiser des points de suivi réguliers (mensuels ou trimestriels) pour maintenir la dynamique
☐ Mesurer l’impact via les indicateurs définis en amont (engagement, projets lancés, satisfaction)
☐ Communiquer sur les réussites pour ancrer la valeur de l’événement et motiver pour la prochaine édition
Pensez «expérience», pas «événement
Organiser une université d’été qui marque les esprits, c’est orchestrer un moment où l’entreprise vit sa vision, pas juste où elle l’explique.
Avec un objectif clair, un programme équilibré, des intervenants engageants et un suivi rigoureux, vous pouvez transformer cet événement en levier stratégique pour l’engagement, l’innovation et la cohésion.
CTA final : Parlons ensemble de votre prochaine université d’été et faisons-en un moment fondateur : Nous contacter.
